אם אתם חושבים על הפקת אירוע חברה - בין אם מדובר בכנס שנתי, ערב גיבוש לעובדים, או יום משפחות בפארק, כדאי לעצור רגע ולתכנן כמו שצריך. אירוע חברה לא נועד רק לשמח את העובדים או לשבור את השגרה (למרות שגם זה חשוב), אלא להכניס ערך מוסף לתרבות הארגונית. בשביל שזה יקרה, הפקת אירוע חברה צריכה להיות מקצועית, יצירתית, ובעיקר: מתאימה לאופי הארגון.

השלב הראשון בהפקת אירוע חברה טוב הוא תזמון. מומלץ להתחיל לפחות חודשיים מראש, ובמקרה של כנסים או הפקות מורכבות אפילו חצי שנה לפני. למה כל כך מוקדם? כי לוקיישנים טובים נתפסים מהר, ספקים איכותיים נתפסים אפילו יותר מהר, והתוכן דורש זמן של חשיבה והתאמה. ככל שתתחילו מוקדם יותר, יהיה לכם מרחב להחליט מתוך שיקול דעת, ולא תצטרכו לבחור ממה שנשאר. 

בחירת לוקיישן לאירוע חברה

 בחירת מקום להפקת אירוע חברה משפיע על כל חוויית המשתתפים, מהאווירה ועד לנוחות. חשוב לבחור לוקיישן שמתאים לסוג האירוע (כנס מקצועי, יום גיבוש, או אירוע משפחות), לנגישות של העובדים, למספר המשתתפים ולתקציב. 

גיבוש קונספט ותוכן לאירוע חברה

 בשלב הזה מחליטים מה עומד להיות ה"בשר" של אירוע החברה: האם זו הופעה של אמן מוכר? סדנה? הרצאה מקצועית? חשוב להתאים את התוכן לאופי הקהל, למטרות האירוע ולאווירה שרוצים ליצור. זה גם הזמן לחשוב על קונספט עיצובי, נושא מרכזי או רעיון שייחד את האירוע שלכם מאחרים.

 

בחירת ספקים לאירוע חברה

 כאן בוחרים את מי שיהפוך את התוכניות למציאות: חברת קייטרינג, ספקי הגברה ותאורה, עיצוב, אטרקציות (כמו דוכנים, סדנאות או פעילויות מיוחדות), צלמים ועוד. מפיק אירועים יכיר את הספקים האמינים והאיכותיים בשוק, וידע להתאים אותם לתקציב ולחזון שלכם בהפקת אירוע חברה.

שלב ההפקה בפועל של אירוע חברה

 בימים שלפני האירוע וביום עצמו המפיק אחראי לתיאום בין כל הגורמים: לוודא שהכל מגיע בזמן, שהציוד תקין, שהתוכנית מתבצעת חלק, ולטפל בכל מה שצץ בדרך (ותמיד צץ משהו!). כשיש מפיק מקצועי שמנהל את האירוע מאחורי הקלעים, אתם יכולים להיות רגועים ולהתמקד באירוע עצמו.

כשמדובר על הפקת אירוע חברה, האפשרויות רבות וכל סוג אירוע משרת מטרה אחרת, עם אופי שונה ודרישות הפקה ייחודיות. הנה הסוגים הנפוצים ביותר:

ימי גיבוש ופעילויות חווייתיות - ימי גיבוש יכולים לכלול טיולים בטבע, משחקי קבוצות, סדנאות בישול, חדרי בריחה, פעילויות ODT ועוד. יש גם אירועי חברה שמיועדים למשפחות העובדים, כמו טיול משפחות, קייטנה לילדים או יום כיף משותף. הרעיון הוא לצאת מהשגרה, להכיר את העובדים בצורה אישית, ולחזק את שיתוף הפעולה ביניהם. 

אירועים עסקיים - כנסים מקצועיים, השקות מוצרים, ימי עיון או תערוכות, שבהם הקהל כולל גם שותפים עסקיים, לקוחות פוטנציאליים או מובילי דעה. כאן ההפקה מדויקת ומוקפדת, עם דגש על תכנים מקצועיים. המטרה היא לחזק את המותג ולהרחיב את הקשרים העסקיים של החברה.

אירועים חגיגיים - מסיבות סוף שנה נוצצות, הרמות כוסית לחגים, או ציון אבן דרך חשובה. באירועים כאלה הדגש הוא על אווירה טובה, אוכל איכותי, מוזיקה, ולפעמים גם מופע או אטרקציה מיוחדת. המטרה היא להוקיר את העובדים, לחזק את תחושת הגאווה והחיבור לארגון, ולתת לכולם סיבה טובה לחייך.

כל הפקת אירוע חברה מתחילה מהגדרת תקציב, וזה בדיוק מה שיעזור לכם להוציא את המקסימום מהאירוע בלי להוציא את המקסימום מהכיס. תקפידו להגיע למפיק עם טווח תקציב ברור, כדי שהוא יוכל לבנות עבורכם את האירוע הכי טוב במסגרת הזו. 

כשבונים תקציב להפקת אירוע חברה, יש דברים שאפשר לחסוך עליהם כמו עיצוב והפקות מיתוג יקרות. יש גם תחומים שלא כדאי להתפשר בהם, כמו אוכל איכותי לעובדים או ציוד הגברה ותאורה ברמה טובה. מפיק מקצועי ידע לעזור לכם למצוא את האיזון הנכון, ידע איזה ספקים להציע ואיפה אפשר לשדרג או לחסוך בהפקת אירוע חברה.

 חשוב גם להשאיר רזרבה של כ-10% להוצאות בלתי צפויות (כי בואו נודה באמת, זה תמיד קורה), כדי שתוכלו להיות רגועים לאורך כל הדרך.

 טיפ שלנו: את רוב התקציב כדאי להשקיע באוכל, כי קשה להנות על בטן ריקה. העובדים שלכם יגידו לכם תודה :) 

אתם יכולים לתכנן ולהפיק אירוע חברה בעצמכם, אבל בינינו - זה פחות מומלץ. 

כשמדובר באירוע קטן כמו יום הולדת או מסיבת רווקות, זה קטן עליכם ולגמרי תוכלו לתכנן ולהפיק את האירוע בעצמכם. הפקת אירוע חברה לעומת זאת, היא פרויקט מורכב, עם לוחות זמנים, תקציבים, ספקים, לוגיסטיקה, ותוכן שצריך להתאים בדיוק. אנחנו לא אומרים שלא תוכלו לעשות את זה לבד - אבל כדי לחסוך המון כאב ראש ובלת"מים, כדאי להיעזר במפיק אירועים מקצועי.

מחיר של הפקת אירוע חברה תלוי קודם כל בתקציב שלכם, וכמובן בסוג האירוע שתרצו להפיק. אם אתם מתכננים יום גיבוש לעובדים, תוכלו לצאת יחסית בזול (20,000-30,000 ₪). אם אתם רוצים להזמין את עומר אדם - זה כבר סיפור אחר (שיעלה לכם בערך חצי מיליון ש"ח).

להפקת אירוע חברה אין מחיר אחיד, אבל אספנו לכם כמה מחירים לדוגמא כדי לסבר את האוזן:

 יום גיבוש ל-50 עובדים עם פעילות, ארוחת צהריים והסעות - יעלה לכם בסביבות 30,000 ₪ + מע"מ.

 אירוע ערב חגיגי ל-100 עובדים בגן אירועים, כולל אוכל, די ג'יי, הגברה ותאורה - יתחיל מ-80,000 ש"ח + מע"מ.

 אירוע משפחות ל-200 משתתפים עם דוכני אוכל, מתנפחים, סדנאות לילדים והופעה - יעלה סביב 120,000-150,000 ₪ + מע"מ.

 כנס עסקי ל-150 משתתפים במרכז כנסים, כולל ציוד טכני מלא, דוכני רישום, הרצאות וכיבוד קל - יעלה באזור ה-100,000-130,000 ₪ + מע"מ. 

המחירים יכולים להשתנות בהתאם לעונה, לספקים שתבחרו ולרמת ההפקה והשידרוגים שתבחרו. מפיק מקצועי ידע לעזור לכם להתאים את האירוע לתקציב בצורה חכמה ולמצוא את האיזון בין עלות לתוצאה.

הפקת אירוע חברה יכולה להרגיש לפעמים כמו אירוע בפני עצמו, במיוחד אם עושים את זה לבד. כדי שלא תצטרכו, הפקנו לכם רשימה של מפיקי אירועים מומלצים להפקת אירוע חברה. בהצלחה, תהנו!