כל אחד צריך לעשות חשבון נפש לפחות פעם בשנה, להסתכל פנימה ולהבין איך הוא יכול להשתפר - גם חברות ותאגידים, שחלקן אפילו מחויבות בביקורת פנים על פי חוק (ועל כך בהמשך).

ביקורת פנים או "ביקורת פנימית" נועדה להעריך סיכונים פוטנציאליים שהחברה עלולה להתמודד איתם ולהציע פתרונות שימנעו את הסיכונים האלה מלכתחילה. ב"סיכונים" הכוונה לפוטנציאל להפסיד.

לא כל אחד יכול לערוך ביקורת פנים: מבקר פנים חייב להיות מוסמך כרואה חשבון או כעורך דין, כשלרוב מבקרי הפנים יש גם ידע קודם בכלכלה, סטטיסטיקה, מערכות מידע ועוד.
מבקר פנים יכול להיות עובד שכיר בגוף אותו הוא מבקר או נותן שירות חיצוני שנבחר על ידי הדירקטוריון. שימו לב שאין הבדל בין מבקר שהוא עובד שכיר בחברה לבין נותן שירות חיצוני, אבל יכול להיות שמבקר חיצוני פחות יושפע משיקולים אישיים.

מטרות של ביקורת פנימית

יצירת תרבות ארגונית מתאימה לחברה: ניסוח יעדי החברה ומה זה מצריך מכל אגף. לדוגמא, אם היעד הוא מכירות, זה מצריך אנשי שיווק, אנשי מכירות, מחלקת שכר שתשלם להם משכורות ועוד.

 קביעת מדיניות: מה אפשר ומה אי אפשר לעשות כדי להשיג את יעדי החברה. נמשיך בדוגמא של יעד המכירות - לדוגמה, להחליט על אסטרטגיית השיווק של החברה.

 חלוקת אחריות וסמכויות: בניית היררכיה בחברה והגדרת תפקידים ברורה ומסודרת. לדאוג שכל עובד יודע מה הוא צריך לעשות וכך יהיה קל יותר לגייס עובדים נוספים במידת הצורך, והעבודה עצמה תהיה יעילה יותר.
 

מי צריך ביקורת פנים?

אמנם כל חברה רוצה להשתפר ולוודא שהכסף שהושקע בה מנוצל כמו שצריך, אבל בשנת 1992 נקבע חוק שמפרט איזה גופים מחוייבים בביקורת פנים לפחות אחת לשנה על פי חוק:

גופים פיננסים: כמו בנקים וחברות ביטוח

 גופים ציבוריים: כמו עיריות וחברות ממשלתיות

כמו שהבנתם, חברות פרטיות לא חייבות לערוך ביקורת פנים אבל זה מאוד מומלץ: מי לא רוצה להשתפר? גם אם תזמינו ביקורת פנים בתדירות נמוכה, כמו פעם בשנתיים או אפילו יותר (זאת אומרת פחות), תגלו שהחברה שלכם שינתה את פניה.

מתי עושים ביקורת פנים?

מאחר ומדובר בביקורת פנימית ולא חיצונית, כל גוף בוחר את המועד שלו: זו יכולה להיות ביקורת פנים שנתית או ביקורת פנים רבעונית, או ביקורת שנעשית בכל ירח מלא. לבחירתכם.
 

מבקר עובד במתכונת שעתית, זאת אומרת שהביקורת נארכת לפי כמות השעות שישלמו לו. זה גם אומר שלגופים שמחויבים בביקורת פנים שנתית יש מחלקה של מבקרי פנים, והם מקבלים משכורת חודשית כי כל תפקידם הוא לבקר.

 אורך ממוצע לביקורת פנים מקיפה של כל האגפים בחברה הוא 3-4 שנים, תלוי בגודל החברה ובכמות המבקרים - מבקר אחד יכול לבדוק דבר אחד, כמה מבקרים יכולים לבדוק כמה דברים במקביל. בפועל עושים ביקורות נקודתיות בכל אגף, בצורה מחזורית. זכרו שגם רומא לא נבנתה ביום אחד.

 בדרך כלל מבקר הפנים בונה תוכנית עבודה שנתית לביקורת, מגיש אותה לדירקטוריון ועל סמך התוכנית המבקר מקבל תקציב לכל תחום, זאת אומרת כמה שעות הוא יכול להקדיש לכל נושא. לדוגמא, בחברה גדולה בדרך כלל מקדישים לאגף כוח אדם 250 שעות בשנה.

כדי לסבר את האוזן, חלוקת גודל חברות בישראל היא כזו:

• בחברה מזערית יש עד 4 עובדים

• בחברה קטנה יש עד 19 עובדים

• בחברה בינונית יש עד 99 עובדים

• בחברה גדולה יש עד 249 עובדים

גם אנחנו מקווים שזה שסידרנו את ארון הבגדים אומר שכל הבעיות שלנו נפתרו, אבל כדי לפתור אותן באמת ולראות שינוי משמעותי, צריך לבנות תוכנית פעולה ריאליסטית ולדבוק בה. בואו נבין איך עובדת ביקורת פנים שלב אחרי שלב:

קביעת תוכנית: הדבר הכי חשוב בביקורת פנים הוא קודם כל להבין מה מבקרים - מהי מטרת החברה ומהי מטרת האגף הספציפי אותו מבקרים (אם מדובר בביקורת פנים נקודתית, של אגף ספציפי) כדי לוודא שיש "חתירה למטרה" - זאת אומרת שהמשרות השונות משרתות את מטרות החברה.

 עריכת סקר סיכונים: בשלב זה מבקר הפנים מבצע סקר סיכונים יחד עם מנהלי האגף המבוקר. זה אומר שמציגים את כל נקודות התורפה באגף ומדרגים לפי ציון מה דחוף יותר לטיפול ומה דחוף פחות, כדי לדעת איפה להתחיל. עוד דוגמא מעולם המכירות: אם, למשל, יש בחברה יותר אנשי מכירות ממכירות, האם כדאי לפטר עובדים או דווקא לשנות את אסטרטגיית המכירה? אם האסטרטגיה תצליח, תצטרכו אנשים שימכרו ללקוחות החדשים שלכם ואנשי המכירות הנוכחיים כבר מכירים את המוצר.

עריכת ראיונות: המבקר עורך ראיונות עם עובדים שונים באגף כדי לשמוע על אופי העבודה שלהם ולהכיר את התפקידים השונים ומשמעותם, זאת אומרת האם הם הכרחיים, האם אפשר להאציל אליהם עוד אחריות או דווקא להוריד מהם קצת.

עבודת שטח: זה השלב בו המבקר עובר על דוחות וספרים הקשורים לעבודה השוטפת של האגף, וגם על דוחות של ביקורות פנים קודמות כדי לבדוק האם יש נקודות שחוזרות על עצמן - משמע הן לא השתפרו מספיק, אם בכלל.

 כתיבת דוח ראשוני וקבלת תגובה: לאחר המעבר על כל הדוחות, המבקר מפרט בדוח למה הסיכונים נגרמים ומה עלול לקרות אם לא יתייחסו אליהם. דוח מבקר המדינה למשל, הוא דוח שעורך מבקר המדינה לאחר ביקורת במשרדי הממשלה, ובזכות הדוח כולנו יודעים במה צריך לטפל ולמה.
בגלל שאנחנו מדברים על ביקורת פנים, המבקר מוסר את הממצאים שלו למבוקרים (האגף המבוקר) ונותן להם הזדמנות להגיב - האם ידעו על הסיכונים וממה לדעתם הם נוצרו.

 כתיבת דוח סופי: המבקר מצרף את התגובה אל הדוח ושולח אותו למנכ"ל החברה, ליו"ר הדירקטוריון, ליו"ר ביקורת אם ישנו, ולמבוקר - ההתייחסות לממצאים היא באחריות כל הנמענים. מכאן המבקר יכול להמשיך לאגף הבא, תלוי בתקציב שנקבע בתחילת העבודה.
 

מחיר לביקורת פנים נע בין 200-300 ₪ לשעה, כולל מע"מ.

עצמאי? מידרג יכולה להיות הדרך שלך להתקדם, כמו לאלפי עצמאים נוספים כמוך. השאר פרטים ונחזור אליך בהקדם:

עכשיו, כשאתם מלאי מוטיבציה להשתפר, הגיע הזמן להזמין ביקורת פנים אובייקטיבית ומקצועית שתשים מראה גם לחברה שלכם. בדיוק בשביל זה ריכזנו עבורכם רשימה של מבקרים מומלצים המתמחים בביקורות פנים ומדורגים על פי חוות דעת של לקוחות קודמים. מה, לא תזמינו אותם לבקר?