הנהלת חשבונות בעסק מתחלקת לשני סוגים: כפולה וחד צידית. 

בעוד שבהנהלת חשבונות חד צידית כותבים רק את ההוצאות וההכנסות של העסק על בסיס עסקאות שבוצעו, בהנהלת חשבונות כפולה, שנקראת גם הנהלת חשבונות דו צידית, המידע רב יותר ומפורט יותר:

 השם "דו צידי" נובע מכך שתמיד כותבים את שני הצדדים של העסקה, כלומר מי זכאי ומי חייב בעסקה, ובמילים פשוטות יותר - בהנהלת חשבונות כפולה הכל מעניין: צורת התשלום, המהות והכמות, משני הצדדים של העסקה.

 בכרטיס, הדף בו מנוהלים כל החשבונות של העסק, כותבים הכנסות והוצאות מול לקוחות, ספקים ובנקים, וגם הוצאות שקשורות לנכסים והתחייבויות של העסק, כמו הלוואות של החברה, עמלות בנקים או יתרת בעלים (הכסף שהחברה חייבת לבעלים שלה).

 בנוסף, כותבים את הצורה בה התשלום נעשה (מזומן, אשראי וכו'), וכותבים גם תשלומים שטרם קרו (הוצאות עתידיות על דלק או מיסים שטרם שולמו למשל).    

כל רישום של תיעוד כזה נקרא "פקודת יומן", כאשר בסופו של דבר, כל פקודות היומן מתכנסות לדו"ח אחד שנקרא דו"ח רווח והפסד, שכשמו כן הוא - מחשב כמה הכנסות וכמה הוצאות יש לחברה. לרוב דו"ח רווח והפסד ייעשה כל פרק זמן קבוע, כמו רבעון או שנה.

מלבד דו"ח רווח והפסד, הנהלת חשבונות כפולה כוללת הצגת מאזנים, התאמות בנקים, דיווחים שוטפים למס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי, דו"חות שנתיים למס הכנסה ודו"ח רואה חשבון.

דוגמא לפקודת יומן בכרטיס עסק בהנהלת חשבונות כפולה

למה צריך הנהלת חשבונות כפולה

 ככל שהחברה גדולה יותר, הפוטנציאל לבלאגן ולאיבוד חלק מהנתונים גדל איתה ביחד. לכן, כשלחברה או עסק יש מחזור פעילות גדול, נדרש ניהול מפורט ומדוקדק של החשבונות שלה, כדי שהבקרה על הכספים תהיה מירבית וכדי שלא יהיו הפתעות בדרך. תיעוד ברזולוציה כזו, כפי שנעשה בהנהלת חשבונות כפולה, מקטין בהרבה את הסיכוי לפספס תשלומים וחובות, ונותן תמונה רחבה ומדויקת יותר על המצב הכספי של החברה, לעומת הנהלת חשבונות חד צידית.

 סיבה נוספת להנהלת חשבונות כפולה היא שרשות המיסים תוכל להיות בבקרה על כספים גדולים שמתגלגלים במדינה, כך רשות המיסים רואה לא רק את הכספים היוצאים אלא גם את הנכנסים של העסקים והחברות.

דוגמה להנהלת חשבונות כפולה

כדי להבין יותר טוב איך הנהלת חשבונות כפולה מתנהלת, ניתן דוגמא:

 נניח שאתם בעלי חברת ביגוד. אם ביצעתם מכירה של בגד בסך 200 ₪, יש לכם הכנסה, ולכן בעמודת הזכות תהיה כתובה החברה, שהכניסה 200 ₪, ובעמודת החובה ייכתב הלקוח, האדם שקנה מכם את הבגד וחייב לכם 200 ₪.

לעומת זאת, אם החברה שילמה לספק שמייבא את הבגדים 1,000 ₪, בעמודת הזכות יהיה כתוב שם הספק, ובעמודת החובה שם החברה.

ארגונים גדולים כמו עוסקים מורשים או חברה בע"מ, חייבים לעשות הנהלת חשבונות כפולה. הקביעה אם עסק צריך הנהלת חשבונות כפולה היא לא לפי בחירה אלא על פי פרמטרים שמופיעים בחוק, כדוגמת מספר עובדים בעסק או מחזור פעילות שנתי מסוים (לרוב של מעל 3.5 מיליון ₪, אך סכום זה מתעדכן כל כמה זמן ולכן כדאי לבדוק בכל פעם מחדש).

 ישנם עסקים או מוסדות שהם מספיק גדולים בשביל למנות מנהלי חשבונות פנימיים משלהם, אך עדיין יש חובת ביקורת של רואה חשבון שיאשר את דו"חות מנהלי החשבונות.

בנוסף, גם עמותות בעלות מחזור פעילות של מעל ל-500,000 ₪ חייבות בהנהלת חשבונות כפולה.

עם זאת, ההמלצה בנוגע לעמותות היא תמיד לנהל את חשבונות העמותה בהנהלת חשבונות דו צידית, כיוון שהסיכוי לפספס הכנסות והוצאות קטן משמעותית בשיטת ניהול זו, וכי יש צורך בעמותה להציג לאן הולך כל הכסף (שהרי עמותה היא ללא מטרות רווח).

הנהלת חשבונות כפולה נחשבת ממש לשפה חשבונאית בפני עצמה, כך שבאופן עקרוני, אם מבינים את המושגים ולומדים את השפה, אפשר לבצע הנהלת חשבונות כפולה באופן עצמאי. אך חשוב להבין שמדובר בעבודה רבה, שדורשת בקרה, חישובים ודיוק רב, ולכן מומלץ להשאיר אותה לרואה חשבון או מנהל חשבונות, שעבר הכשרה. ככה תוכלו להיות רגועים שהדיווחים השוטפים למע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי נכונים ומדויקים.

חשוב לציין כי מעבר לחוסר סדר, פספוסים כתוצאה מניהול חשבונות לקוי עלולים להוביל גם לקנסות או הליכים משפטיים.

שכר טרחה של רואה חשבון עבור הנהלת חשבונות כפולה תלוי בהיקף העסק והתנועות בחשבון. גם בעסקים גדולים, היקף הפעילות משתנה בין עסק לעסק. אם העסק גדול ופעיל מאוד, יש צורך בהשקעה גדולה יותר של זמן ומשאבים מצד רואה החשבון, ובהתאם לכך המחיר יעלה.

 מחיר של הנהלת חשבונות כפולה עבור עסק לא פעיל במיוחד נע בין 600-1,000 ₪ בחודש.

 מחיר של הנהלת חשבונות כפולה עבור עסק פעיל מאוד יכול להגיע לסכומים גבוהים יותר וינוע בין 4,000-5,000 ₪ בחודש.

פרמטרים נוספים שמשפיעים על המחיר הם מספר העובדים, הלקוחות והספקים, וכן אם יש לחברה ניכוי מס במקור, כלומר אחוזים מסוימים של מס הכנסה שעל המשלם לנכות מסכום התשלום.

הנהלת חשבונות כפולה הוא נושא טיפה מסובך שדורש הבנה ודיוק, והכי חשוב - מישהו שאפשר לסמוך עליו. בדיוק בשביל זה ריכזנו רשימה של רואי חשבון מומלצים להנהלת חשבונות כפולה, שמדורגים על פי חוות דעת של לקוחות קודמים. לאחר מתן השירות, נתקשר אליכם כדי לשמוע גם את חוות דעתכם 😊