הוצאה מוכרת היא הוצאה של עסק, שמטרתה לתרום לייצור הכנסה ולעבודה השוטפת של העסק. ניתן לקזז אותה מההכנסות של העסק ובכך להקטין את המס שתשלמו בסוף השנה.
ובמילים פשוטות: כעצמאים, עליכם לשלם מס על ההכנסות נטו. כלומר, מחשבים את סך ההכנסות הכללי, מפחיתים את ההוצאות - ומה שנשאר בסוף, זה מה שחייב במס. ההוצאה המוכרת היא הוצאה שהייתה לכם במסגרת העסק, שמטרתה לתרום לייצור רווחים, ומס הכנסה יכול להכיר בה כחלק מהוצאות העסק. מה זה אומר? שככל שהרווח הנקי (הכנסות פחות הוצאות) יהיה קטן יותר, כך תשלמו פחות מס.

שימו לב, הוצאה מוכרת, בהגדרתה, צריכה להיות רק הוצאה שמשמשת לייצור הכנסה עבור העסק, על מנת שיכירו בה.

לדוגמא: אם העסק שלכם הוא מסעדה, וכדי לייצר ממנו הכנסה אתם צריכים לקנות אוכל ושתייה - ההוצאות הללו יהיו הוצאות מוכרות. בסוף השנה, כשתבואו לשלם מס על ההכנסות של העסק, תוכלו לקזז את ההוצאות כך שבסוף הרווח שתרשמו כרווח נקי יהיה רווח קטן יותר, ובהתאם לכך - המס שתצטרכו לשלם עליו יהיה נמוך יותר.

לדוגמא שתיים: אם העסק שלכם הוא משרד רואי חשבון, תצטרכו דפים ודיו למדפסת שיתרמו להתנהלות השוטפת של העסק – ולכן זה ייחשב הוצאה מוכרת.

לדוגמא שלוש: אם העסק שלכם הוא גן ילדים, וכדי לייצר ממנו הכנסה אתם צריכים טושים וצבעים – זו הוצאה מוכרת, כי היא תורמת לייצור הכנסה לעסק.

זה נכון גם לגבי משכורות שמשולמות לעובדים, קרן השתלמות, ציוד משרדי, טלפון קווי וכל מה שקשור באופן ישיר לרווחים של העסק.

כבר בדוגמאות הקודמות אפשר היה לראות שהוצאה מוכרת לא זהה לכל העסקים, אלא משתנה מעסק לעסק. ההבדל הזה נובע מההגדרה של הוצאה מוכרת כהוצאה שוטפת. מה זה אומר?

ההוצאה תוכר רק במידה והיא הוצאה שוטפת שמשמשת אתכם להתנהלות השוטפת של העסק, ולא רכוש קבוע.  

כך, למשל, במשרד עורכי דין - ההוצאה השוטפת תהיה ניירות, טפסים, דוחות ומחשבונים, אבל הכיסא המשרדי, המחשב או השולחן - לא. אלו ייחשבו כרכוש קבוע.

ההוצאה על רכוש קבוע היא הוצאה מהותית יותר, שיכולה לשמש את העסק למספר שנים. כמו רכב, מחשב, או מדפסת. גם שיפוץ של המשרד ייחשב כרכוש קבוע.

ומכאן נובע ההבדל בין תחום לתחום ובין עסק לעסק: מה שייחשב כהוצאה שוטפת של אחד, ייחשב כרכוש קבוע אצל אחר. מחשבים במשרד למשל, יהיו רכוש קבוע, אבל בחנות מחשבים שבה הם סחורה הם יחשבו להוצאות שוטפות. אם נחזור למסעדה, הוצאות של אוכל ושתייה יוכרו למסעדה כהוצאה מוכרת אבל לא יוכרו כהוצאה מוכרת בעסק שמייצר צעצועים לילדים.

אם אדם פותח עסק באימוני כושר, הביגוד המיוחד שהוא צריך לאימונים זו הוצאה שוטפת, אבל המשקולות והמכשירים הם רכוש קבוע. הקמח, צבעי המאכל והשוקולד שמשמשים את הקונדיטורית להכנת עוגות הם הוצאה מוכרת, אבל התנור הוא רכוש קבוע. הלקים שמשמשים את הקוסמטיקאית במריחת לק ג'ל הם הוצאה שוטפת, אבל המנורה היא רכוש קבוע.

האם רכב נחשב הוצאה מוכרת?

השאלה האם רכב הוא הוצאה מוכרת היא סוגיה שרבים מהעצמאים עוסקים בה, ובצדק. הרכב עצמו נחשב לרכוש קבוע – הוא הוצאה מהותית שמשמשת את העסק למספר שנים, ולכן רכישת הרכב לא תיחשב להוצאה מוכרת. ואולם, הדלק, הביטוחים, הטסט, הטיפולים – כל אלו הם הוצאה שוטפת, ואלו כן ייחשבו לכם כהוצאה מוכרת. אבל זאת רק אם הוכחתם שהרכב אכן נחוץ לקיומו של העסק ושהשימוש ברכב הוא עסקי ולא פרטי.

התשובה תשתנה במידה ותרכשו רכב מסחרי לעסק מעל 3.5 טון. אז גם רכישת הרכב תוכר לכם כהוצאה, וכל ההוצאות השוטפות יוכרו במאה אחוז למס הכנסה.

אז עכשיו אתם שואלים את עצמכם – קניתי מחשב לעסק, קניתי מכשירי כושר, או קניתי רכב – אף אחד מהם לא יחשב לי כהוצאה מוכרת? אז התשובה היא שהם דווקא כן, וזו תהיה הוצאה מוכרת על פחת. מה זה אומר? בפסקה הבאה.

על ציוד שמשמש את העסק למשך שנים ולא לתקופה קצרה, אפשר להכיר כהוצאה מוכרת על פחת. המשמעות של פחת היא בעצם זיכוי על אובדן השווי שחל במשך השנים על הציוד הקבוע שלכם. רכב מאבד מערכו עם הזמן, כך גם לגבי מחשב ולגבי המצלמה של הצלם, ולכן ההכרה בהוצאות האלה נעשות דרך הפחת.

את הרכוש נרשום במשך כמה שנים כהוצאה בדוחות השנתיים, לפי האחוז היחסי שנקבע בפקודת מס הכנסה. כך למשל, פחת על מחשב הוא 33% לשנה, פחת על רכב הוא 15% ופחת על ריהוט משרדי הוא 6%. לצורך העניין, אם אחוז הפחת של מחשב הוא 33% מהמחיר המקורי, אחרי 3 שנים כבר לא תוכלו לרשום אותו כהוצאה מוכרת על הפחת.

אז אמרנו שההוצאה תיחשב לכם כהוצאה מוכרת רק במידה והיא שימשה אתכם באופן עסקי ולא פרטי. אבל מה קורה עם הוצאות שמשמשות אתכם לשני הדברים? כמו למשל – טלפון נייד שמשמש אתכם גם לשיחות פרטיות, הוצאות רכב שמשמש גם לנסיעות מחוץ לשעות העבודה או נסיעה עסקית לחו"ל שכוללת בה גם חופשה? ומה לגבי עורך דין שלצורך הופעה בבית המשפט צריך לרכוש חולצות לבנות, אבל הוא יכול להשתמש בחולצות הללו גם מחוץ לעבודה?

כל אלו יהיו הוצאות מוכרות מעורבות. בהוצאות כאלה צריך להפריד את העסקי מהפרטי, ואם לא תצליחו לעשות זאת, לא יכירו לכם בהוצאות האלה.

המקרה בו הוצאה מוכרת מעורבת באה במיוחד לידי ביטוי הוא בעסק עצמאי שעובד מהבית. אם אתם עובדים מהבית המשמעות היא שחשבונות המים, החשמל והארנונה הם חלק מהעסק לא?
אז בהקשר הזה, עסק שפועל מהבית צריך לחשב את ההוצאות השוטפות של הבית - ארנונה, מים, וועד בית, חשמל, שכר דירה וכו', לפי השטח בדירה שבו מתבצעת פעילות העסק.
למשל, אם יש לכם דירת 4 חדרים, והפעילות העסקית שלכם מתבצעת בחדר עבודה אחד, זה אומר שכרבע מההוצאות הללו יוכרו כהוצאה מוכרת. כך למשל, אם חשבון החשמל היה 400 ש"ח, ההוצאה תוכר לכם על 100 ש"ח.

עצמאי? רוצה להצטרף לרשימת בעלי המקצוע המומלצים במידרג? השאר פרטים כאן ונחזור אליך בהקדם:

סוג נוסף של הוצאה מוכרת היא הוצאה מוכרת חלקית. זו הוצאה שעל אף שהיא מייצרת הכנסה לעסק, מס הכנסה קבע כי היא תוכר באופן חלקי בלבד, כלומר שתהיה הגבלה על סכום ההוצאה שיוכר כהוצאה מוכרת.

למשל, אם אתם טסים לחו"ל במסגרת העבודה, כרטיס הטיסה יוכר לכם כהוצאה מוכרת, אבל רק עד סכום מסוים: אם תטוסו במחלקת תיירים או עסקים זה יוכר לכם כהוצאה, אבל אם תטוסו במחלקה ראשונה ההוצאה המוכרת תהיה מוגבלת עד לסכום של כרטיס במחלקת תיירים באותה טיסה.  

לכל הוצאה מוכרת חלקית יש חלוקה מוגדרת וברורה לגבי האחוז שיוגדר כהוצאה והאחוז שלא. הוצאות חלקיות כוללות בתוכן רכב, טלפון נייד, כיבוד, טיסות, מתנות לעובדים, הוצאות אש"ל, ביגוד ועוד.

דיברנו עד עכשיו על הוצאה מוכרת מול מס הכנסה, אבל מה לגבי המע"מ ששולם על כל אחת מההוצאות? אז על חלקן אפשר לקזז מע"מ, והקביעה עובדת בצורה שונה ממס הכנסה: במקרה זה אין הבחנה בין רכוש קבוע להוצאה שוטפת, אלא קיימים פרמטרים אחרים לבדיקה:

1. הוצאות שיש עליהן חשבונית מס – ניתן לקזז מע"מ רק מהוצאות לעסק שעליהן יש חשבונית מס. לצורך העניין, לא יקוזז לכם מס על משכורות לעובדים, תשלום ארנונה, ביטוחים וכו'.
2. הוצאות שפטורות ממע"מ – אם העסקה מראש הייתה פטורה מע"מ, כמו למשל עסקאות של עוסק פטור, הרי שלא תוכלו לקזז אותו מהעסקה.
3. הוצאה שממנה אסור לקזז מע"מ - יש הוצאות שבהן מראש לא ניתן לקזז מע"מ, כמו למשל ברכישת רכב.
4. עיקר השימוש - בדיוק כמו במס הכנסה, במקרים שבהם יש הוצאות מעורבות, המשמשות גם לצורך עסקי וגם לפרטי, מע"מ שואל מהו עיקר השימוש בהוצאה: לצורך עסקי או לצורך פרטי? כך או כך תוכלו לקזז מע"מ מההוצאה, אך האחוז ישתנה – במקרה שעיקר השימוש הוא עסקי תוכלו לקזז 66% מסכום המע"מ, ובמקרה שההוצאה היא בעיקר לצורך פרטי תוכלו לקזז 25% מהמע"מ.

אז אחרי כל ההסברים וההגדרות, אנחנו מצרפים לכם טבלה יותר ספציפית שכוללת את רוב ההוצאות המוכרות וקיזוזי המע"מ. עם זאת, חשוב מאוד להתייעץ עם רואה חשבון בנושא ולא לפעול לבד, כי כמו שכבר הבנתם, ההגדרות של הוצאה מוכרת משתנות מתחום לתחום ומעסק לעסק.

בכל אופן, את כל הקבלות על ההוצאות חשוב לשמור במשך 7 שנים. חשוב לציין שבדוחות השנתיים אין צורך לצרף את הקבלות, ומס הכנסה מחשב לכם את ההוצאות המוכרות לרוב בלי בעיה. אולם אם משהו חשוד בדרך ההתנהלות שלכם (כמו למשל, יותר מדי הוצאות מוכרות ביחס להיקף העסק), או אם סתם יום אחד מס הכנסה יחליט לדפוק על דלתכם ויפתיע אתכם, כדאי שתהיו מוכנים עם כל הקבלות. טסתם לחו"ל? שמרו את הקבלה על הטיסה, הקבלה על המלון וגם על התערוכה שהייתם בה אם זה קשור לעבודתכם.

כדאי להיעזר ברואה חשבון בכל מה שקשור להתעסקות עם הוצאה מוכרת, כי זה יכול להיות מורכב וכי מס הכנסה אף פעם לא מפרסמים רשימה מפורטת בצורה מסודרת שמותאמת לכל עסק ועסק. כאן ריכזנו לכם רשימה של רואי חשבון מומלצים שיוכלו לעזור לכם עם ההוצאות המוכרות לעסק האישי שלכם. מוזמנים לקרוא עליהם חוות דעת של לקוחות קודמים.