כשמפיקים אירוע בטבע, צריך לזכור שהטבע אומנם מספק את התפאורה המושלמת – אבל התשתיות? זה כבר עליכם. לא כל שדה או חורשה מתאימים לאירוע, ולא בכל מקום תוכלו לבשל, להבעיר אש או אפילו לפרוס שולחנות. לפני שאתם מתאהבים בלוקיישן, תבדקו אם צריך אישור מהרשות המקומית, ממכבי האש או מרשות הטבע והגנים. אחרת, במקום לצעוד לחופה, תמצאו את עצמכם צועדים החוצה עם דו"ח ביד.

אז מה חשוב לדעת לפני הפקת אירוע בטבע?

חשמל –מחיר השכרת גנרטור ליום נע בין 150 ל-500 ₪, בהתאם להספק שלו, כאשר תוספת הובלה והתקנה תעלה 150-300 ₪. כדי לבחור את הגנרטור המתאים, יש לחשב את צריכת החשמל של הציוד ולוודא שההספק מתאים עם מרווח ביטחון – למשל, אירוע קטן עם רמקולים, תאורה ומיחם ידרוש גנרטור של  3,500 וואט לפחות. חשוב לזכור שגנרטור עובד על דלק, כאשר כל ליטר מספיק לכשעה של פעילות – ולכן, אם האירוע ארוך, כדאי להצטייד בג’ריקן מילוי. חשוב לוודא שיש בו מייצב מתח כדי להגן על הציוד החשמלי, ולא למלא דלק כשהוא פועל. חלק מחברות ההשכרה מספקות שירות מלא הכולל גנרטור, התקנה ודלק, בעוד שאחרות מצפות שתדאגו להחזיר אותו עם מיכל מלא. אבל, גם לא סיימתם עם בגרות של 5 יחידות במתמטיקה, הכל טוב, מומלץ פשוט להתייעץ עם חברת ההשכרה.

מים – שירותים ניידים, שטיפת ידיים ואפילו שתייה לאורחים – כל אלו דורשים מקור מים מסודר. אפשר להסתמך על נקודת מים קרובה או להביא מיכלים גדולים.

גישה ונוחות – האם המקום נגיש לכל האורחים? יש חניה מסודרת? אם האירוע כולל ריהוט כבד או ציוד, האם ניתן לשנע אותו בצורה בטוחה?

תאורה – תאורה היא אחד האלמנטים החשובים בכל אירוע, במיוחד כשמדובר באירוע חוץ. שני סוגי התאורה המרכזיים להשכרה הם פרוז'קטורים, המספקים תאורה חזקה ויכולים להאיר את האירוע כולו, וגרילנדות, שיוצרות אווירה נעימה ורומנטית אך משמשות כתוספת בלבד.מחירי השכרת תאורה משתנים לפי סוג התאורה, כמות הציוד והמרחק מהאירוע – שני פרוז'קטורים על חצובה יעלו 150-170 ₪, והשכרת גרילנדה תעלה 6-8 ₪ למטר. כדאי לבדוק אם חברת ההשכרה מספקת גם ציוד נוסף כמו הצללה, ריהוט וציוד הגברה, מאחר ולעיתים המחיר כולל את כל החבילה.

אחרי האישורים, החשמל והתאורה, הגיע הזמן לעבור לפרטים היותר "קטנים" (אבל קריטיים) – השכרת ציוד. שולחנות, כיסאות, כלי אוכל, אוהלים, מאווררים ופטריות חימום – כל אלה הם חלק בלתי נפרד מאירוע בשטח.  כשאתם בוחרים חברת השכרה חשוב לוודא שהיא מתמחה באירועים מהסוג שלכם – יש כאלה שמספקות ציוד לאולמות ויש שמתמקדות באירועי חוץ. בנוסף, כדאי לבדוק האם משתלם לשכור את כל הציוד מחברה אחת כדי לחסוך בכאב ראש לוגיסטי או שעדיף לפצל בין כמה ספקים.

מה חשוב לבדוק?

סוג וגודל הציוד – ודאו שהציוד מתאים לסגנון האירוע שלכם ושאתם לא שוכרים ציוד גדול או מסורבל מדי לשטח הנתון.

נוחות ההובלה – הובלת הציוד היא אחד הגורמים המרכזיים שמשפיעים על מחיר ההשכרה. אם אתם שוכרים כמות קטנה של שולחנות וכיסאות, תוכלו לאסוף אותם בעצמכם ולחסוך עלויות – רכב משפחתי יכול להכיל עד 20 כיסאות ( תלוי בנחישות שלכם). ברוב המקרים, הובלה עם נגרר תעלה 150-500 ₪, כולל סידור הציוד בשטח, אבל אם מדובר בכמות גדולה, החברה תיאלץ להשתמש במשאית, מה שמייקר את ההובלה בכ-50% ויותר בשל תוספת כוח אדם. במקרים מיוחדים, כמו אירוע בטבע עם גישה מוגבלת, החברה עשויה לדרוש תוספת תשלום עבור סבלים, מנוף או רכבי שטח. לכן, כדאי לתכנן מראש, לתזמן את הגעת הציוד כמה שעות לפני תחילת האירוע, ולוודא שהחברה יכולה לאסוף את הציוד בהתאם לשעות האירוע, במיוחד אם מדובר בשבת או חג.

 לראות לפני שסוגרים – בדיוק כמו שטועמים אוכל לפני שסוגרים קייטרינג (שגם לזה אנחנו תיכף נגיע ), עדיף לבדוק את הציוד בפועל, לבקש תמונות מאירועים קודמים או להגיע למחסן החברה כדי לוודא שהכול תואם לציפיות שלכם.

שירות פיזור – חלק מחברות ההשכרה משאירות את הציוד ליד המשאית מה שמאלץ אתכם להסתדר לבד. שירות פיזור והצבה של ציוד יכול להגיע עד 20% מסך עלות ההשכרה, ולכן כדאי לוודא שהוא כלול בהצעה.

לוח זמנים להקמה – אירועים גדולים במיוחד יכולים לדרוש הקמה של יום-יומיים מראש, ולכן חשוב לסכם מראש את זמני ההקמה והפירוק, כדי שלא תמצאו את עצמכם פורסים שולחנות רגע לפני שהאורחים מגיעים.

ביטוח צד ג' – מה קורה אם נגרם נזק לציוד או אם מישהו נפגע במהלך האירוע (טפו טפו לא עלינו)? ודאו שלחברת ההשכרה יש ביטוח מתאים ושברור מראש מה האחריות שלכם במקרה של תקלה או נזק. 

כמו שכבר הזכרנו, לא בכל פיסת טבע מותר להבעיר אש ולהתחיל לבשל, אז לפני שאתם מתכננים ערב סטייקים תחת כיפת השמיים, בדקו אם צריך אישור מהרשות המקומית או מכבי האש.

כשזה מגיע לאוכל, יש לכם שתי אפשרויות:

קייטרינג שמבשל במקום – חוויה שמצריכה עמדות בישול, חיבורי חשמל או גנרטור חזק, אספקת מים ושולחנות עבודה.

. קייטרינג שמביא את האוכל מוכן – פתרון פשוט יותר אבל כזה שאולי יצריך עמדות חימום ובופה מסודר.

גם התקציב משתנה בהתאם – בישול במקום יעלה 150-350 ש"ח לאדם, ואם תרצו חוויית אסאדו או נתחים מיוחדים, המחיר יכול לטפס גם ל-500 ש"ח.

 קייטרינג שמתבסס על אוכל מוכן יהיה זול יותר, 70-200 ש"ח למנה, ובקייטרינג חלבי זה יכול להיות אפילו פחות. אל תשכחו להוסיף עלות שתייה קלה (10-14 ש"ח לאורח), שתייה אלכוהולית (30-40 ש"ח לאורח) ומלצרים  אם תרצו (250-500 ש"ח ליום עבודה).

❤️מעבר לזה, לא כל קייטרינג דואג לתשתיות כמו מים, חשמל וציוד ישיבה, אז לפעמים תצטרכו להשכיר שולחנות, כיסאות, כלי הגשה ואפילו אוהלים בנפרד.

אטרקציות לאירוע בטבע הן תוספת כיפית, אבל גם מבצע לוגיסטי, בעיקר כי מתנפחים לא מתנפחים מעצמם ומכונת סוכר זה אחלה, אבל בלי חשמל או גנרטור היא סתם קישוט.

 גם גישה נוחה היא שיקול - אם יש צורך בהובלה תוסיפו עוד 200-500 ₪ למחיר האטרקציה. 

האפשרויות כמעט אינסופיות – מהפעלות לילדים ועד עמדות קולינריות שוות, הכל תלוי באופי האירוע, התקציב ותנאי השטח.

כדי לסדר לכם את האוזן,  השכרת מכונות מזון כמו קרפ צרפתי, ברד או שערות סבתא תעלה לכם 150-200 ₪ ליום למכונה.

להביא או לא להביא מפיק אירועים? זו השאלה.

הפקת אירוע בטבע יכולה להיות חלום – אבל גם כאב ראש לא קטן. מצד אחד, מפיק אירועים חוסך לכם זמן, מאתר את כל הספקים הרלוונטיים (קייטרינג, חשמל, תאורה, ריהוט וכו') ומתמודד עם כל הבלת"מים האפשריים. בנוסף, הוא מביא ניסיון בהתמודדות עם תשתיות שטח, דואג לאישורים הנדרשים ומבטיח שהכל יתקתק בזמן האירוע, כך שאתם פנויים ליהנות.

מצד שני, מפיק אירועים מייקר משמעותית את התקציב. קשה להעריך עלות מדויקת כי בדרך כלל מפיקים עובדים באחוזים מסך התקציב הכולל של האירוע – לרוב בין 10% ל-20%, תלוי בהיקף ההפקה, כמות הספקים ורמת המעורבות שלהם בניהול האירוע בפועל. אם מדובר באירוע קטן יחסית, ייתכן שתוכלו להסתדר לבד עם תכנון קפדני וספקים מומלצים.

בקיצור, אם אתם רוצים ראש שקט ותקציב גמיש – מפיק זה פתרון מעולה. אם אתם נהנים מהתכנון ורוצים לחסוך – אפשר גם לבד.

 

אם הפקת אירוע בטבע מרגיש לכם קצת כמו להרכיב פאזל בלי תמונה על הקופסא עם כל הבלת"מים שבדרך, אל תדאגו, יש לנו רשימה של מפיקי אירועים מומלצים שיכולים לחסוך לכם את כאב הראש ולדאוג שהכול יתקתק. שיהיה במזל טוב!