אל תבחרו בקייטרינג לאירועים רק כי הוא הזול ביותר – נכון אירוע זה דבר יקר, וכבר לקחתם הצעות מחיר מהמון ספקים, לא רק מקייטרינג לאירועים, ונראה שעוד רגע תצטרכו לקחת משכנתא כדי לממן את האירוע הזה, אבל קייטרינג זה לא המקום שכדאי לחסוך בו. האוכל באירוע הוא הוא אחד המרכיבים המשמעותיים להצלחתו. אם טעים לאורחים שלכם, כבר עשיתם 3/4 מהעבודה, מה שנשאר זה רק תוספות.

כשאתם לוקחים הצעות מחיר לקייטרינג לאירועים, אם אחת נמוכה משמעותית מהשאר, כדאי לבדוק אותה לעומק. תגיעו לאירוע שלהם, תתרשמו מהאוכל ומרמת החומרים, מהמלצרים ומצורת העבודה. אם הכל נראה איכותי למרות המחיר הזול – נפלתם על מציאה, מהר לסגור. אבל לרוב בקייטרינג – מחיר נמוך מעיד על איכות נמוכה. באסה, אבל ככה זה.

אל תניחו מראש שהכל כלול במחיר המנה – מה שמוביל אותנו לסעיף הבא: הרבה פעמים עוד לפני שלב הצעת המחיר המפורטת, אנחנו מרימים כמה טלפונים ושאולים חברות קייטרינג שונות לאירועים כמה עולה אצלן מנה. אבל כאן נמצא הקאטץ' – לחשב רק את עלות המנה של חברת קייטרינג אחת מול השנייה זה לא מספיק, כי חברת קייטרינג לאירועים אחת תכניס את עלות המלצרים למחיר המנה, והאחרת לא. אחת תכלול גם בר אלכוהול במחיר המנה, ואחרת לא מציעה את השירות הזה כלל. כשאתם מבקשים מחיר מנה שאלו מה היא כוללת ורק אז השוו בין המחירים השונים. אם תדעו את זה מראש לא תקבלו הפתעות לא נעימות בשעת סגירת החוזה, שיוסיפו למחירי המנות עוד אלפי שקלים.

אל תחששו לבקש להכניס הכל לחוזה – אנשי מכירות הם סופר נחמדים. זאת העבודה שלהם, להיות כל כך נחמדים עד שתתאהבו בהם ותרצו לעבוד רק איתם. למרות שאנחנו באמת מאמינים כי רובם אנשים אמינים וטובים, טעויות וחיכוכים תמיד עלולים לקרות. אם איש מכירות הקייטרינג לאירועים הבטיח לכם בר קפה בחינם, קישוטי אמצע שולחן עליו, או כל דבר אחר, תבקשו להכניס את זה לחוזה. לא פעם איש המכירות מתחלף באמצע או שבסוף האירוע אתם משלמים למישהו אחר מחברת הקייטרינג ואז עלולות לקרות אי-הבנות. אם הדברים כתובים בחוזה אין מה להתווכח ימינה או שמאלה.

 אל תתקמצנו על מלצרים – באירוע עם הגשה ולא בופה פעמים רבות מספר המלצרים שמציע הקייטרינג לאירועים נשמע גדול מדי. 30 מלצרים על 300 איש? נשמע בהחלט הרבה, אבל מלצר על 10 בני-אדם הוא יחס אידיאלי. אם הדבר מייקר מאוד את מחיר הקייטרינג אפשר להוריד למקסימום מלצר ל15 בני אדם, אך אנחנו לא ממליצים על יותר מכך. ככה למלצרים יש זמן לשרת את כולם ואורחים לא נשארים רעבים בזמן שהשולחן לידם כבר מזמן סיים את הסטייקים. דרך אגב, גם בהגשת בופה אתם עדיין זקוקים להרבה מלצרים שיקפידו שהכל רץ, שהמגשים מלאים ושעדיין יש מספיק מלצרים שמסתובבים בין השולחנות במידה ומישהו צריך משהו. באירועי בופה מומלץ לשים מלצר על כל 20 איש. 

חשבו כמויות נכון – חישוב כמויות נכון הוא מתכון לאירוע מוצלח ומניעת תסכול. בסביבות שבוע או שבועיים לפני האירוע תצטרכו להתחייב לקייטרינג על מספר מנות מסוים. מספר המנות שאתם מתחייבים עליו הוא בעצם מספר האנשים שאתם בטוחים שיגיעו לאירוע. איך יודעים? קודם כל מבקשים אישורי הגעה כמובן. מעבר לכך אתם יכולים לעבור בעצמכם על רשימת המוזמנים ולסמן מי אתם יודעים שיגיע בוודאות, מי נמצא בחו"ל וכו'. בנוסף, חשבו גם את כמות הילדים שיגיעו לאירוע – מנת ילדים לרוב עולה פחות ממנה רגילה וחבל שתשלמו סתם, וכמו כן חברת הקייטרינג בחישוב הכמויות שלה מתחשבת גם היא בכמות הילדים שאוכלים בערך כחצי ממנת מבוגר.

בנוסף לחישוב שלכם, שאלו את בעל הקייטרינג לאירועים כמה מנות ספייר הוא מביא, שיהיה לכם מרחב תמרון. לרוב מנהלי קייטרינג מציעים בערך 10-15 מנות ספייר שאם יהיה בהן צורך תשלמו עליהן בתום האירוע, ואם לא – לא תשלמו. מנות ספייר מבטיחות שלא יהיה באירוע שלכם אורחים מסתובבים חסרי מקום וצלחת, דבר שיוצר תסכול רב. כולנו היינו שם, זה מבאס בטירוף. אם מספר מנות הספייר נשמע לכם נמוך מדי, תוסיפו עוד 5 מנות למספר המנות עליו אתם מתחייבים, כדי להיות בטוחים.

התחשבו באורחים עם מגבלות קוליניריות – גם אם אתם קרניבורים אידיאולוגיים בוודאי לא חסרים לכם חברים צמחוניים וטבעוניים. תוסיפו לכך את הרגישים לגלוטן ואת הדודים החרדיים מצד אמא שאוכלים רק בד"ץ והאלה מצד אבא שאוכלים רק הרב מחפוד וכבר יש לכם חבורה נאה שלא תוכל לאכול מהקייטרינג המרכזי של האירוע שלכם. לדודים החרדים, לחברים הטבעוניים , או לחילופין לבני דודים החרדים-טבעוניים שלכם יעשה ממש טוב בלב לקבל מנה שמתאימה בדיוק לצרכים הקולינריים שלהם. לשבת עם צלחת ריקה באירוע זו תחושה לא נעימה, ואין דבר שיגרום להם להרגיש חלק מהשמחה כמו אוכל שמתאים להם.

אתם לא בטוחים מי צמחוני ומי רגיש לגלוטן? אל תתביישו לשלוח הודעה לאורחים שיודיעו לכם אם יש להם צורך מסוים, רובם בוודאי ישתפו פעולה בשמחה.

כל הסעיף הזה נשמע לכם כמו כאב ראש אחד גדול? מה, לכל אחד עם דרישות תזמינו מנה מיוחדת? יש לזה פיתרון פשוט, בקבלת הפנים אתם יכולים לבחור בדוכני אוכל שמתאימים לכולם. דוכן סושי צמחוני או ממולאים בהכשר בד"ץ יכול בקלות להתאים לכולם, גם לצמחוניים/טבעוניים וגם לשומרי הכשרות. 

התאימו את מלצרי הקייטרינג לאירוע – המלצרים שעובדים באירוע צריכים להתאים לו. מלצרים שלא מדברים בשפת האורחים למשל זה לא אידיאלי בלשון המעטה. נכון, אפשר לענות על השאלה "דג או פרגית" גם בשפת הסימנים, אבל בשביל מה?

מבחינת הגיל, ישנם אירועים בהם אין שום בעיה שבני נוער ימלצרו. בר-מצוות או אירועים לא רשמיים במיוחד, אפילו ייהנו מהאווירה הקלילה שבני הנוער יכולים להביא לאירוע. באירועים מכובדים יותר לעומת זאת, בהם חשוב לכם שהכול יתקתק, כדאי לשכור מלצרים מבוגרים יותר, בשנות העשרים לחייהם.

מעבר לגיל ולשפה, כשאתם באים לטעימות או לבחון אירוע של חברת הקייטרינג, שימו לב למלצרים (ולא רק למלצר המצטיין שנבחר להגיש לכם, הלקוחות הפוטנציאליים), תבחנו את ההתנהגות שלהם לאורחים, את המדים שלהם, את יחס מנהל האירוע אליהם ובדקו שהכל עולה בקנה אחד עם הציפיות שלכם מהאירוע שלכם.

אל תוותרו על סעיף ביטול בחוזה – למרות שאין לנו ספק שהאירוע שלכם הולך להתנהל בצורה מושלמת (!!) האדם מתכנן ואלוהים צוחק כמו שאומרים. שלג, שבירת רגל ועוד עלולים לגרום לכם לרצות לדחות את האירוע או אפילו לבטל. מכיוון והקייטרינג הוא אחד הספקים היקרים יותר בארגון אירוע חשוב במיוחד שבחוזה איתו יהיה סעיף ביטול. סעיף זה מורכב מכמה אחוז ממחיר הקייטרינג תשלמו לפי כמה זמן לפני האירוע ביטלתם.

שאלו שאלות – מי שלא שואל שאלות מת לבד ורעב! סתם, זה לא פתגם, אבל זה צריך להיות. בסופו של דבר כאשר אתם מול הקייטרינג לאירועים – אתם לקוחות שמקבלים שירות. אין מה להתבייש לשאול שאלות ולברר את הפרטים הקטנים ביותר. אם אתם תוהים אם הסלמון טרי ומה עושים עם השאריות בסוף האירוע, פשוט תשאלו.

שחררו – הגיע זמן האירוע, ביררתם כל מה שצריך וגם אם לא, עכשיו שחררו. חברות קייטרינג לאירועים מורכבות מאנשים מקצועיים שיודעים מה הם עושים ועם מלא ניסיון. תנו להם לעשות מה שהם יודעים, ואתם? אתם רק תיהנו.

כדי למצוא חברת קייטרינג לאירועים שעונה על כל הצרכים שלכם כדאי לקחת חברה עם המלצות מלקוחות קודמים. הפתעה! זה בדיוק מה שעשינו בשבילכם. גייסנו את חכמת ההמונים כדי לאסוף חוות דעת על קייטרינג מומלץ לאירועים כפי שתוכלו לראות בקישור. בהצלחה!